ETIKA MENGIRIM E-MAIL

ETIKA MENGIRIM E-MAIL

Sebagai alat komunikasi, penggunaan e-mail jugaharus mematuhietika-etika agar komunikasi yang dilakukan berjalandengan baik. Komunikasiyang tidak disertai denganetika akan menyebabkantujuan komunikasi tidaktercapai. Benyak komunikasi lewat e-mail berbeda dengan bentuk komunikasi biasayang kita kenal selama ini. Komunikasi bisa mempunyai etika sendiri, demikian juga berkomunikasidengan munggunakan e-mail. Beberapa etika mengirim e-mailyang perlu kita terapkan sebagai berikut:

a.       Salam pembuka

Salam pembuka dapat berupa formal ataupun tidak formal, tergantung penerima e-mail.

b.      Perkenalan diri

Jikaorang yang kita kirimi e-mailadalah orang yang tidak kita kenaldengan kita, sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dulu.

c.       Langsung ke pokok permasalahan

Membaca e-mail yang terlalu panjang dapat membosankan oleh karena itu usahakan agar e-mail yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele tele , sehingga tidak perlu terlalu panjang

d.      Jawabla semua pertanyaan

Jika kita membalas e-mail, usahakan agar semua informasi yang ditanyakan, kita jawab. Bila kita tidak tahu, jawablah dengan tidak tahu. Pertanyaan yang kita abaikan dapat membuat orang lain merasa tidak diperhatikan. Dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi.

e.      Lakukan pengeditan

Sebelum mengirim e-mail, kita sebaiknya mengedit kembali tukisan e-mail kita. Kalimat yang tidak sesuai atau kesalahan dalam penulisan yang kita biarkan dapat memberikan kesan yang tidak baik bagi penerima e-mail.

f.        Gunakan subjek yang sesuai

Subjek atau judul yang sesuai dengan isinya akan memudahkan penerima e-mail menangkap imformasi  yang ingin kita sampaikan , karena judul e-mail akan langsung membuka pikiran penerima akan topic yang kita bahas

g.       Jangan melakukan SPAM.

Mungkin saja kita tidak sengaja melakukannya, banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat alamat e-mail yang mereka paroleh dari forwarded e-mail, kemudian menggunakanya tanpa permisi, hal ini termasuk bentuk SPAM

h.      Jangan menampilkan file yang tidak perlu

Dalam penulisan e-mail , sering kali kita nenghapuskan fileattachment dilupakan pada saat memforward atau mereppy e-mail file tersebut akan membuat kotak penerima e-mail menjadi penuh

i.         Gunakan huruf besar seperlunya

Dalam penulisan email, kita tidak boleh menggunakan huruf besar semua. Menulis dengan menggunakan huruf besar dapat diartikan sebagai pertandakemarahan atau kita sedang berteriak teriak. Oleh karena itu, gunakan huruf besar seperlunya saja.

Sumber: izzul islami